Privacybeleid

Wie zijn wij?

SwiftShell is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, communicatie en bedrijfsvoering.

Wanneer je het contactformulier gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• je naam;
• bedrijfsnaam, wanneer je die invult;
• e-mailadres;
• de diensten waarin je geïnteresseerd bent;
• de informatie die je zelf in het bericht vermeldt.

Neem je rechtstreeks contact met ons op via e-mail of telefoon, dan verwerken we ook de informatie die je tijdens dat contact zelf aan ons verstrekt.

Word je klant, dan kunnen we daarnaast gegevens verwerken die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht en onze administratie, zoals contactgegevens, bedrijfsgegevens, factuurgegevens, betaalgegevens en informatie over het betreffende project.

Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• contact met je op te nemen naar aanleiding van een aanvraag;
• vragen te beantwoorden;
• een voorstel of offerte op te stellen;
• een overeenkomst met je voor te bereiden en uit te voeren;
• websites en andere digitale diensten te leveren en onderhouden;
• projectcommunicatie te voeren;
• onze administratie en facturatie te verzorgen;
• onze website en systemen te beveiligen;
• onze dienstverlening en website te verbeteren;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

We gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

Op welke grondslag verwerken we gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens omdat:

• dit nodig is om op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten;
• dit nodig is om een overeenkomst met jou uit te voeren;
• we aan een wettelijke verplichting moeten voldoen;
• we een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld bij normale zakelijke communicatie, beveiliging en een goede bedrijfsvoering;
• je toestemming hebt gegeven wanneer toestemming wettelijk vereist is.

Als een verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je die toestemming weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Contactformulier

Als je het contactformulier op onze website invult, gebruiken we de ingevulde gegevens om je aanvraag te ontvangen, te beoordelen en daarop te reageren.

De gegevens uit het formulier worden naar SwiftShell verzonden en komen binnen op ons zakelijke contactadres.

We vragen je om in het vrije tekstveld geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens te vermelden die niet nodig zijn voor je aanvraag.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

Als uitgangspunt hanteren we:

• aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• algemene zakelijke correspondentie: zolang dit redelijkerwijs nodig is voor het betreffende contact of de zakelijke relatie;
• klant- en projectgegevens: gedurende de opdracht en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratie, eventuele aanspraken en wettelijke verplichtingen;
• gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn en er geen wettelijke of gerechtvaardigde reden bestaat om ze langer te bewaren.

Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Voor onze bedrijfsvoering kunnen we gebruikmaken van externe dienstverleners. Daardoor kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door bijvoorbeeld:

• hosting- en infrastructuurproviders;
• e-mailproviders;
• website- en beveiligingsdiensten;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
• leveranciers van software en andere technische diensten die voor een project of onze bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.

We delen alleen gegevens die voor de betreffende dienstverlening noodzakelijk zijn. Wanneer een partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig passende afspraken over de verwerking en beveiliging daarvan.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige software- of technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Als dit het geval is, gebruiken we waar vereist een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Geen enkele website, e-maildienst of digitale gegevensoverdracht kan echter absolute veiligheid garanderen.

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan functionele en analytische cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Functionele cookies kunnen nodig zijn om de website technisch goed te laten functioneren. Beperkt analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik en de prestaties van de website.

Als we technieken gebruiken waarvoor wettelijk toestemming vereist is, worden deze niet geplaatst voordat daarvoor geldige toestemming is gegeven.

Meer informatie vind je in ons Cookiebeleid.

Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt onder andere verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wil je gebruikmaken van een privacyrecht? Stuur dan een e-mail naar swiftshellnl@gmail.com.

We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om je identiteit vast te stellen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

SwiftShell neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze website, dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De actuele versie staat op deze pagina. Bovenaan vind je de datum waarop het privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt.

Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop SwiftShell persoonsgegevens verwerkt? Neem dan contact met ons op.